Il responsabile del procedimento di accesso è individuato, in relazione all'oggetto dei documenti richiesti, nel dirigente responsabile della struttura competente a formare l'atto o a detenerlo stabilmente o suo delegato. Nel caso di atti endo-procedimentali o atti relativi a procedimenti di più strutture o servizi, responsabile del procedimento è il dirigente, o suo delegato, competente all'adozione dell'atto conclusivo, ovvero a detenerlo stabilmente.

Il responsabile del procedimento cura i rapporti con i richiedenti e provvede a quanto necessario per l'esercizio del loro diritto, in particolare:
a) provvede al ricevimento della richiesta di accesso e alla verifica della sussistenza dei presupposti per ottenere l'accesso;
b) provvede all'istruttoria del procedimento di accesso;
c) ove la richiesta di accesso sia irregolare o incompleta,il responsabile del procedimento di accesso, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con le stesse modalità con cui è pervenuta la richiesta. In tal caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta;
d) accoglie la richiesta di accesso o, in alternativa, la differisce, la limita o la respinge informandone il richiedente;
e) effettua la comunicazione ai contro interessati;
f) provvede alla formazione di copie in analogico e digitale;
g) dispone la conclusione del procedimento di accesso.